Приемане и разпределяне на товари
Заявка влиза по имейл, телефон или през борса. Някой преценява дали пасва на наличен курс, дали има свободен автомобил и дали цената излиза.
Софтуер за транспортна и спедиторска фирма
Готовите TMS системи покриват стандартния случай. Проблемът е, че при превозвачите почти нищо не е стандартно — всяка фирма има свой начин да смята курс, да разпределя шофьори и да фактурира.
Тази страница е за случаите, в които готовото решение те кара да промениш начина, по който работиш, вместо обратното.
Как работи една транспортна фирма
Петте процеса, които всеки превозвач има
Названията се различават, редът — рядко. Разликата между фирмите е в детайлите, а точно те не се събират в чужд шаблон.
Планиране на курсове и шофьори
Кой шофьор къде е, колко часа му остават, кога се връща, кое ремарке е свободно. При повечето фирми това живее в таблица или в главата на диспечера.
Проследяване на разходи
Гориво, винетки, магистрални такси, ремонти, дневни. Реалната себестойност на курс се събира от няколко източника и обикновено се сглобява след факта.
Документи и товарителници
CMR, товарителници, приемо-предавателни протоколи, отчети за шофьорите. Един курс генерира документи, които трябва да се свържат с фактурата.
Фактуриране и плащания
Фактурата зависи от вида на договорката — на километър, на тон, на курс, с или без престой. Проследяването на плащанията е отделен процес.
Къде се чупи
Проблемите, които се повтарят
Нито един от тях не е технически — всички идват от това, че процесът живее на няколко несвързани места.
Диспечерът е единствената точка на истина
Когато планирането живее в таблица и в паметта на един човек, отпускът му е риск за целия месец, а нов човек се въвежда с месеци.
Себестойността се знае късно
Ако разходите по курс се сглобяват в края на месеца, решението дали да се вземе следващият подобен товар се взема без реални числа.
Двойно въвеждане
Данните за курса се въвеждат веднъж за планирането, втори път за фактурата и трети път за счетоводството. Всяко въвеждане е шанс за грешка.
Готовите системи не пасват на договорките
Начините на договаряне при превозвачите са прекалено разнообразни, за да се съберат в чужд шаблон — точно затова много фирми ползват TMS и таблица едновременно.
Какво изграждаме
Система по твоите правила, не по чужд шаблон
Започваме с модула, който боли най-много, и разширяваме, когато първият вече работи.
Планиране, което отразява твоите правила
Изграждаме модула за курсове по начина, по който реално разпределяш — с твоите ограничения за часове, ремаркета, зони и приоритети, не по чужд шаблон.
Себестойност в реално време
Разходите се въвеждат или влизат автоматично там, където възникват, и курсът показва маржа си, докато още тече, а не месец по-късно.
Един запис за целия живот на курса
От заявката до фактурата всичко виси на един запис. Документите се генерират от него, а счетоводството получава данните без повторно въвеждане.
Връзка със съществуващите системи
Свързваме системата със счетоводния софтуер, с горивните карти и с GPS доставчика, ако имат API. Където няма, казваме предварително какъв е заобиколният път.
Често задавани въпроси
Кога готовата TMS е достатъчна, откъде се започва, какво се интегрира и колко струва.
Защо да не взема готова TMS система?
Ако договорките ти са стандартни и се събират в чужд шаблон — вземи готова, ще излезе значително по-евтино. Собствена система има смисъл, когато вече ползваш TMS и таблица едновременно, защото готовото не покрива част от процеса.
Можем ли да започнем само с планирането?
Да, и обикновено така е правилно. Първи модул в реална употреба за шест до осем седмици, после се добавят разходите, документите и фактурирането според това кое боли най-много.
Може ли да се свърже с GPS системата ни?
Ако доставчикът има API — да. Повечето големи имат. При тези без API има заобиколни пътища, но са по-крехки и го казваме преди да започнем, а не след това.
Колко струва?
Първи модул започва от 5900 EUR. По-широка система с планиране, разходи, документи и фактуриране обикновено е между 12 900 и 25 000 EUR в зависимост от броя процеси и интеграции.
Кодът наш ли остава?
Да. Получаваш пълните права върху изходния код и достъп до хранилището, без месечна такса на потребител. Ако утре работиш с друг екип, не започваш отначало.
Кое в процеса ти не се събира в готова система?
Опиши как разпределяш курсове и как фактурираш — ще кажем дали изобщо ти трябва собствена система.